1.Kto jest administratorem Twoich danych
Administratorem danych osobowych jest Dawid Sowa prowadzący działalność gospodarczą pod firmą Dawid Sowa IT, wpisaną do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG), prowadzonej przez ministra właściwego do spraw gospodarki, adres: ul. Toruńska 9A, 26-600 Radom, NIP: 7962989650, REGON: 382898692 (dalej: „my”, „soowa.it”).
We wszystkich sprawach dotyczących danych osobowych napisz na biuro@soowa.it — odpowiadamy na ten sam adres, z którego dostaliśmy wiadomość.
Nie wyznaczyliśmy inspektora ochrony danych; nie mamy takiego obowiązku ze względu na skalę i charakter przetwarzania.
2.Jakie dane zbieramy i skąd
- Formularz kontaktowy. Imię i nazwisko, adres e-mail, opcjonalnie numer telefonu oraz treść wiadomości. Podajesz je nam sam.
- Korespondencja i rozmowy. Dane zawarte w e-mailach, wiadomościach na Facebooku i Instagramie oraz w rozmowach telefonicznych (numer telefonu, ustalenia).
- Dane klientów usług. Dane firmy i osoby kontaktowej potrzebne do zawarcia umowy, wystawienia faktury oraz rejestracji domeny (dane abonenta trafiają do rejestru domen).
- Logi serwera. Nasz dostawca hostingu i sieci CDN zapisuje techniczne logi dostępowe, w tym adres IP, datę żądania, typ przeglądarki i adres odsyłający. Służą one wyłącznie utrzymaniu i bezpieczeństwu serwisu.
Nie kupujemy baz danych, nie pobieramy danych z serwisów społecznościowych ani nie łączymy Twoich danych z profilami z innych źródeł.
3.Po co przetwarzamy dane, na jakiej podstawie i jak długo
| Cel | Podstawa prawna (RODO) | Okres przechowywania |
|---|---|---|
| Odpowiedź na zapytanie z formularza lub e-maila | art. 6 ust. 1 lit. b — działania przed zawarciem umowy; art. 6 ust. 1 lit. f — nasz uzasadniony interes w prowadzeniu korespondencji | do 24 miesięcy od ostatniego kontaktu, jeżeli nie doszło do zawarcia umowy |
| Zawarcie i wykonanie umowy o świadczenie usług | art. 6 ust. 1 lit. b | przez czas trwania umowy |
| Wystawianie i przechowywanie faktur, rozliczenia podatkowe | art. 6 ust. 1 lit. c — obowiązek prawny (ustawa o rachunkowości, Ordynacja podatkowa) | 5 lat od końca roku podatkowego, w którym powstał obowiązek |
| Ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń | art. 6 ust. 1 lit. f | do upływu terminu przedawnienia roszczeń, zwykle 3 lata |
| Bezpieczeństwo serwisu, wykrywanie nadużyć i spamu | art. 6 ust. 1 lit. f | logi serwera do 12 miesięcy |
| Analityka i nagrywanie sesji w serwisie | art. 6 ust. 1 lit. a — Twoja zgoda na cookies, wyrażona w pasku zgody; zapis w przeglądarce na podstawie art. 398 ustawy — Prawo komunikacji elektronicznej | do 12 miesięcy albo do wycofania zgody |
4.Komu przekazujemy dane
Korzystamy z zewnętrznych dostawców, którzy przetwarzają dane wyłącznie na nasze polecenie i na podstawie umów powierzenia zgodnych z art. 28 RODO:
| Dostawca | Rola | Lokalizacja |
|---|---|---|
| MXroute LLC | infrastruktura poczty e-mail (przechowywanie i przesyłanie wiadomości) | Stany Zjednoczone Ameryki |
| Dostawca hostingu strony i CDN | utrzymanie serwisu soowa.it, logi dostępowe serwera | Unia Europejska / Stany Zjednoczone Ameryki |
| Twenty CRM | system obsługi zapytań przesłanych przez formularz kontaktowy | Unia Europejska |
| Rejestratory domen (m.in. NASK i operatorzy rejestrów zagranicznych) | rejestracja i utrzymanie domen abonenta | Unia Europejska / państwa trzecie |
| FullStory, Inc. | analityka i nagrywanie sesji w serwisie, wyłącznie po wyrażeniu zgody na cookies | Stany Zjednoczone Ameryki |
| Meta Platforms Ireland Ltd. (Meta Pixel) | pomiar skuteczności reklam, wyłącznie po wyrażeniu zgody na cookies | Unia Europejska / Stany Zjednoczone Ameryki |
| Google Ireland Ltd. (Google Analytics 4) | statystyki ruchu w serwisie, wyłącznie po wyrażeniu zgody na cookies | Unia Europejska / Stany Zjednoczone Ameryki |
| Biuro rachunkowe i dostawca systemu do faktur | obsługa księgowa i rozliczenia podatkowe | Polska |
Dane możemy udostępnić także podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa — organom ścigania, sądom i organom podatkowym — gdy zwrócą się z żądaniem opartym na podstawie prawnej. Nie sprzedajemy danych i nie udostępniamy ich do celów marketingowych osób trzecich.
5.Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy
Usługę poczty e-mail świadczymy w oparciu o infrastrukturę MXroute LLC, której serwery znajdują się w Stanach Zjednoczonych Ameryki. Oznacza to, że treść wiadomości, załączniki i adresy nadawców oraz odbiorców są przechowywane i przetwarzane poza EOG.
Przekazanie odbywa się na podstawie mechanizmów z rozdziału V RODO — standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską (art. 46 ust. 2 lit. c) lub uczestnictwa dostawcy w programie Data Privacy Framework (art. 45), jeżeli jest w nim certyfikowany.
Mimo tych zabezpieczeń prawo państwa trzeciego może przewidywać dostęp organów publicznych do danych w zakresie szerszym niż prawo Unii. Jeżeli prowadzisz korespondencję szczególnie wrażliwą, rozważ jej dodatkowe szyfrowanie (np. PGP/S-MIME). Warunki dostawcy dostępne są pod adresem https://mxroute.com/terms (otwiera się w nowej karcie).
6.Twoje prawa
W zakresie danych, których jesteśmy administratorem, przysługuje Ci prawo:
- dostępu do danych i uzyskania ich kopii;
- sprostowania danych nieprawidłowych i uzupełnienia niekompletnych;
- usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”), gdy nie mamy podstawy do dalszego przetwarzania;
- ograniczenia przetwarzania;
- przenoszenia danych przetwarzanych na podstawie umowy lub zgody, w powszechnie używanym formacie;
- sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na naszym uzasadnionym interesie — z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją;
- cofnięcia zgody w dowolnym momencie, jeżeli przetwarzanie odbywa się na jej podstawie — bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania sprzed cofnięcia.
Żądanie wystarczy wysłać na biuro@soowa.it. Odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu miesiąca.
Przysługuje Ci również skarga do organu nadzorczego: Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.
7.Czy podanie danych jest obowiązkowe
Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne, żebyśmy mogli odpowiedzieć na zapytanie lub zawrzeć i wykonać umowę. Podanie danych do faktury jest wymogiem ustawowym.
9.Automatyczne decyzje i profilowanie
Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opierających się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływały.
10.Bezpieczeństwo
Stosujemy środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka: szyfrowanie transmisji (TLS), ograniczony i imienny dostęp do systemów, uwierzytelnianie wieloskładnikowe tam, gdzie jest dostępne, oraz zasadę minimalizacji danych. Żadne zabezpieczenie nie daje jednak stuprocentowej gwarancji — o naruszeniu, które może powodować wysokie ryzyko dla Twoich praw, powiadomimy Cię bez zbędnej zwłoki.
11.Dane w skrzynkach naszych klientów
W odniesieniu do korespondencji przechowywanej w skrzynkach naszych klientów nie jesteśmy administratorem, lecz podmiotem przetwarzającym — administratorem pozostaje klient. Zasady tego powierzenia określa § 12 Regulaminu.
Nie czytamy korespondencji klientów. Dostęp do zawartości skrzynki uzyskujemy wyłącznie na wyraźne polecenie klienta — na przykład przy diagnozowaniu zgłoszonego problemu — albo gdy wymaga tego przepis prawa.
12.Zmiany polityki
Politykę aktualizujemy, gdy zmienia się sposób przetwarzania danych, zestaw dostawców albo przepisy. Aktualna wersja jest zawsze dostępna pod tym adresem, a datę jej obowiązywania podajemy na górze strony. O istotnych zmianach dotyczących klientów informujemy dodatkowo e-mailem.