Regulamin usług

§ 1Definicje

1. Usługodawca — Dawid Sowa prowadzący działalność gospodarczą pod firmą Dawid Sowa IT, wpisaną do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG), prowadzonej przez ministra właściwego do spraw gospodarki, adres: ul. Toruńska 9A, 26-600 Radom, NIP: 7962989650, REGON: 382898692, e-mail: biuro@soowa.it.
2. Klient — przedsiębiorca w rozumieniu art. 43¹ Kodeksu cywilnego, który zawarł z Usługodawcą umowę o świadczenie Usług.
3. Usługi — usługi świadczone drogą elektroniczną przez Usługodawcę: utrzymanie skrzynek poczty elektronicznej, rejestracja i utrzymanie domen, wykonanie i utrzymanie stron internetowych oraz oprogramowanie na zamówienie.
4. Skrzynka — konto poczty elektronicznej w domenie Klienta, utrzymywane w ramach Usług.
5. Dostawca Infrastruktury — MXroute LLC (Stany Zjednoczone Ameryki), podmiot, którego infrastrukturę pocztową Usługodawca odsprzedaje w ramach Usług, działający na warunkach dostępnych pod adresem https://mxroute.com/terms (otwiera się w nowej karcie).
6. Regulamin — niniejszy regulamin, stanowiący regulamin świadczenia usług drogą elektroniczną w rozumieniu art. 8 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną.
7. Okres Rozliczeniowy — okres, za który Klient wnosi opłatę z góry; domyślnie 12 miesięcy.

§ 2Zakres zastosowania — wyłącznie obrót profesjonalny

1. Usługi są świadczone wyłącznie na rzecz przedsiębiorców. Usługodawca nie zawiera umów z konsumentami, a złożenie zamówienia jest równoznaczne z oświadczeniem Klienta, że umowa jest bezpośrednio związana z jego działalnością gospodarczą i ma dla niego charakter zawodowy.
2. Strony wyłączają stosowanie do umowy art. 385⁵ Kodeksu cywilnego oraz przepisów o ochronie konsumentów w zakresie, w jakim ich zastosowanie do przedsiębiorcy zależy od woli stron. Klientowi nie przysługuje prawo odstąpienia od umowy zawartej na odległość.
3. Jeżeli Klient nie jest przedsiębiorcą, umowa nie dochodzi do skutku, a wniesiona opłata podlega zwrotowi.
4. Regulamin jest udostępniany nieodpłatnie przed zawarciem umowy w sposób umożliwiający jego pobranie, odtworzenie i utrwalenie.

§ 3Zakres i warunki techniczne Usług

1. Podstawowym wariantem Usługi pocztowej jest Skrzynka o pojemności 1 GB, dostępna protokołami IMAP, POP3 i SMTP oraz przez interfejs webowy udostępniany przez Dostawcę Infrastruktury.
2. Korzystanie z Usług wymaga po stronie Klienta: dostępu do internetu, urządzenia z aktualnym systemem operacyjnym oraz programu pocztowego lub przeglądarki obsługującej TLS 1.2 lub nowszy.
3. Usługodawca świadczy Usługę pocztową jako odsprzedawca (reseller) infrastruktury Dostawcy Infrastruktury. Klient przyjmuje do wiadomości, że parametry, limity i zasady korzystania określone przez Dostawcę Infrastruktury wiążą także Klienta, a ich zmiana przez ten podmiot wpływa na zakres Usługi.
4. Usługodawca nie zapewnia archiwizacji korespondencji, ochrony antywirusowej urządzeń końcowych ani zgodności Usługi z branżowymi wymogami Klienta (np. dotyczącymi retencji korespondencji), chyba że strony uzgodnią to odrębnie na piśmie.

§ 4Zawarcie umowy, czas trwania i odnowienie

1. Umowa zostaje zawarta z chwilą potwierdzenia zamówienia przez Usługodawcę i zaksięgowania opłaty za pierwszy Okres Rozliczeniowy, w zależności od tego, które z tych zdarzeń nastąpi później.
2. Umowa jest zawierana na czas oznaczony równy Okresowi Rozliczeniowemu.
3. Umowa odnawia się na kolejny Okres Rozliczeniowy, jeżeli Klient opłaci fakturę pro forma za kolejny okres. Brak płatności oznacza wygaśnięcie umowy z upływem opłaconego okresu — bez konieczności składania odrębnych oświadczeń.
4. Klient może zrezygnować z Usługi w każdym czasie ze skutkiem na koniec opłaconego Okresu Rozliczeniowego, wysyłając oświadczenie na adres e-mail Usługodawcy.

§ 5Wynagrodzenie i płatności

1. Opłaty za Usługi są wnoszone z góry za cały Okres Rozliczeniowy, na podstawie faktury pro forma, w terminie w niej wskazanym.
2. Opłata za rozpoczęty Okres Rozliczeniowy nie podlega zwrotowi ani proporcjonalnemu rozliczeniu, w tym w razie rezygnacji Klienta lub rozwiązania umowy z przyczyn leżących po stronie Klienta. Wyjątkiem jest rekompensata z tytułu SLA (§ 8) oraz sytuacja, w której Usługodawca trwale zaprzestaje świadczenia Usługi.
3. W razie zwłoki w płatności Usługodawca może — po uprzednim wezwaniu wysłanym e-mailem — zawiesić Usługę po upływie 7 dni od terminu płatności, a po kolejnych 30 dniach rozwiązać umowę i usunąć dane.
4. Za opóźnienie w zapłacie Usługodawcy przysługują odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych oraz rekompensata za koszty odzyskiwania należności, na zasadach określonych w ustawie z dnia 8 marca 2013 r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych.
5. Ceny podane w serwisie są cenami netto i mogą ulec zmianie ze skutkiem na kolejny Okres Rozliczeniowy. O zmianie ceny Usługodawca informuje najpóźniej 30 dni przed końcem bieżącego okresu; brak akceptacji oznacza nieodnowienie umowy.
6. Klient akceptuje wystawianie i przesyłanie faktur w formie elektronicznej na wskazany adres e-mail.

§ 6Zasady korzystania z poczty — limity i zakaz mailingu

Poczta jest przeznaczona wyłącznie do bieżącej korespondencji firmowej. Utrzymanie reputacji serwerów wysyłkowych jest wspólnym interesem wszystkich Klientów, dlatego poniższe zasady mają charakter bezwzględny.

1. Limity wysyłki. Ze Skrzynki można wysłać nie więcej niż 100 wiadomości na dobę oraz nie więcej niż 400 wiadomości w ciągu godziny. Zakładanie dodatkowych Skrzynek lub aliasów wyłącznie w celu obejścia tych limitów jest zabronione. Wyższe limity wymagają uprzedniej pisemnej zgody Usługodawcy.
2. Zakaz wysyłki marketingowej i masowej. Zabronione jest wykorzystywanie Usługi do:
   1. wysyłki newsletterów, mailingów, kampanii marketingowych i cold mailingu, w tym za pośrednictwem zewnętrznych narzędzi do masowej wysyłki;
   2. wysyłania niezamówionej informacji handlowej w rozumieniu art. 10 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną oraz marketingu bezpośredniego bez zgody odbiorcy w rozumieniu art. 398 ustawy — Prawo komunikacji elektronicznej;
   3. usług „rozgrzewania” (warm-up) domen i adresów IP, weryfikacji list adresowych oraz wysyłki SMS przez bramki e-mail;
   4. wysyłki raportów DMARC oraz obsługi domen skonfigurowanych wyłącznie jako przekierowania (forward-only) w liczbie hurtowej.
3. Listy adresowe. Jakakolwiek wysyłka do list odbiorców — o ile Usługodawca wyrazi na nią uprzednią pisemną zgodę — wymaga potwierdzonej zgody każdego odbiorcy uzyskanej w procedurze podwójnego potwierdzenia (double opt-in) oraz działającego mechanizmu rezygnacji.
4. Zakazane treści i zachowania. Zabronione jest w szczególności:
   1. podszywanie się pod nadawcę lub wysyłanie wiadomości z domen, których Klient nie jest abonentem ani nie zarządza nimi (spoofing);
   2. rozsyłanie spamu, phishingu, złośliwego oprogramowania i treści bezprawnych, w tym naruszających prawa autorskie, dobra osobiste lub tajemnicę przedsiębiorstwa;
   3. rejestrowanie i wykorzystywanie domen łudząco podobnych do cudzych oznaczeń, służących wprowadzeniu odbiorcy w błąd;
   4. obciążanie zasobów serwera (CPU, RAM, operacje dyskowe) w stopniu wpływającym na jakość Usług innych klientów;
   5. odsprzedaż lub udostępnianie Usługi osobom trzecim bez zgody Usługodawcy.
5. Bezpieczeństwo dostępu. Klient odpowiada za wszystkie działania podjęte w ramach jego Skrzynek, za poufność haseł i za niezwłoczne zgłoszenie podejrzenia przejęcia konta. Skutki wycieku hasła — w tym wykorzystanie Skrzynki do wysyłki spamu — obciążają Klienta.

Zasady te odpowiadają wymogom Dostawcy Infrastruktury; ich naruszenie skutkuje sankcjami także po stronie tego podmiotu, na które Usługodawca nie ma wpływu.

§ 7Skutki naruszenia zasad korzystania

1. W razie naruszenia § 6 Usługodawca może — bez uprzedzenia i bez zwrotu opłaty — zablokować wysyłkę, zawiesić Skrzynkę lub rozwiązać umowę ze skutkiem natychmiastowym. Usługodawca informuje Klienta o podjętych działaniach niezwłocznie po ich wykonaniu.
2. Za każdą wiadomość wysłaną wbrew zakazowi z § 6 ust. 2 Klient zapłaci karę umowną w wysokości 1 zł za wiadomość. Usługodawca może dochodzić odszkodowania przenoszącego wysokość kary umownej na zasadach ogólnych.
3. Klient zwróci Usługodawcy koszty poniesione w związku z naruszeniem, w tym opłaty nałożone przez Dostawcę Infrastruktury, koszty przywrócenia reputacji adresów IP i domen oraz koszty obsługi zgłoszeń nadużyć i roszczeń osób trzecich.
4. Usługodawca może wstrzymać się ze świadczeniem Usług do czasu wyjaśnienia zgłoszenia nadużycia (abuse) otrzymanego od operatora, organu lub podmiotu poszkodowanego.

§ 8Dostępność Usługi (SLA)

1. Usługodawca dokłada starań, aby dostępność usług pocztowych (POP3, IMAP, SMTP) wynosiła 99% w miesiącu kalendarzowym. Poziom ten odzwierciedla gwarancję Dostawcy Infrastruktury i nie jest zobowiązaniem rezultatu ponad zakres, w jakim Usługodawca sam otrzymuje świadczenie od tego podmiotu.
2. Do czasu niedostępności nie wlicza się przerw wynikających z:
   1. prac konserwacyjnych zapowiedzianych z co najmniej 24-godzinnym wyprzedzeniem;
   2. działania siły wyższej, ataków DDoS i innych zdarzeń poza kontrolą Usługodawcy;
   3. działania lub zaniechania Klienta, w tym błędnej konfiguracji rekordów DNS i programu pocztowego;
   4. awarii łączy, urządzeń lub oprogramowania po stronie Klienta oraz jego dostawcy internetu;
   5. blokad nałożonych przez zewnętrznych operatorów pocztowych, listy RBL i filtry antyspamowe;
   6. zawieszenia Usługi na podstawie § 5 ust. 3 lub § 7.
3. W razie niedotrzymania poziomu dostępności Klientowi przysługuje — na wniosek złożony e-mailem w terminie 7 dni od zakończenia miesiąca, którego dotyczy — obniżenie opłaty proporcjonalnie do czasu niedostępności, rozliczane przy kolejnej fakturze.
4. Rekompensata, o której mowa w ust. 3, stanowi wyłączne i całkowite roszczenie Klienta z tytułu niedostępności Usługi.
5. Usługodawca nie gwarantuje dostarczenia ani terminowości dostarczenia poszczególnych wiadomości. O przyjęciu wiadomości decydują systemy odbiorcy, na które Usługodawca nie ma wpływu.
6. Dla domen i stron internetowych nie ustala się poziomu SLA — dostępność domeny zależy od rejestru i operatora DNS, a strony od jej dostawcy hostingu.

§ 9Kopie zapasowe i odpowiedzialność za dane

1. Kopie zapasowe nie są objęte gwarancją i są wykonywane wyłącznie jako świadczenie kurtuazyjne. Usługodawca nie zapewnia określonego punktu ani czasu odtworzenia danych.
2. Klient jest zobowiązany do samodzielnego przechowywania własnych kopii korespondencji, w szczególności przez pobieranie wiadomości do programu pocztowego (IMAP w trybie offline lub POP3) albo eksport skrzynki.
3. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za utratę, uszkodzenie ani niedostępność danych Klienta, w tym w razie awarii po stronie Dostawcy Infrastruktury.

§ 10Wyłączenie gwarancji i ograniczenie odpowiedzialności

Usługa ma charakter niskokosztowej odsprzedaży infrastruktury zewnętrznej i jest świadczona w stanie „tak jak jest”. Klient zawiera umowę ze świadomością poniższych ograniczeń, a wysokość wynagrodzenia została skalkulowana z ich uwzględnieniem.

1. Usługodawca nie udziela żadnych gwarancji — wyraźnych ani dorozumianych — co do przydatności Usługi do określonego celu, jej nieprzerwanego działania, bezbłędności, dostarczalności wiadomości ani utrzymania reputacji serwerów wysyłkowych.
2. Odpowiedzialność Usługodawcy z tytułu rękojmi zostaje wyłączona na podstawie art. 558 § 1 Kodeksu cywilnego.
3. Odpowiedzialność Usługodawcy jest ograniczona do rzeczywistej szkody (damnum emergens) i nie obejmuje utraconych korzyści, co strony ustalają na podstawie art. 361 § 2 Kodeksu cywilnego.
4. Łączna odpowiedzialność Usługodawcy z tytułu umowy — niezależnie od podstawy prawnej i liczby zdarzeń — jest ograniczona do wysokości opłaty netto wniesionej przez Klienta za daną Usługę w okresie 12 miesięcy poprzedzających zdarzenie wywołujące szkodę.
5. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za:
   1. przerwy w działaniu, utratę danych i skutki awarii po stronie Dostawcy Infrastruktury, rejestru domen, operatora DNS lub dostawcy hostingu;
   2. odrzucenie, opóźnienie, oznaczenie jako spam lub niedostarczenie wiadomości przez systemy odbiorców;
   3. skutki wykorzystania Skrzynek przez Klienta i osoby, którym Klient udostępnił dostęp, w tym treść korespondencji;
   4. szkody wynikające z zablokowania lub usunięcia Usługi wskutek naruszenia § 6;
   5. utracone kontrakty, przychody, dane, renomę oraz koszty pozyskania usług zastępczych.
6. Ograniczenia z ust. 1–5 nie mają zastosowania do szkody wyrządzonej przez Usługodawcę umyślnie (art. 473 § 2 Kodeksu cywilnego) ani do odpowiedzialności, której zgodnie z bezwzględnie obowiązującymi przepisami nie można wyłączyć.
7. Roszczenia Klienta wygasają, jeżeli nie zostaną zgłoszone Usługodawcy na piśmie lub e-mailem w terminie 6 miesięcy od dnia zdarzenia, z którego wynikają.

§ 11Domeny

1. Rejestracja i utrzymanie domeny odbywa się na warunkach właściwego rejestru (m.in. NASK dla domen .pl) i wybranego rejestratora; regulaminy tych podmiotów wiążą abonenta domeny.
2. Opłata za domenę nie podlega zwrotowi po dokonaniu rejestracji lub odnowienia, także w razie wcześniejszego rozwiązania umowy.
3. Usługodawca informuje o zbliżającym się terminie odnowienia, jednak to Klient odpowiada za terminowe zlecenie odnowienia i opłacenie go. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za wygaśnięcie domeny wskutek braku płatności ani za jej przejęcie przez osobę trzecią po wygaśnięciu.
4. Na żądanie Klienta Usługodawca wyda kod authinfo i umożliwi transfer domeny do innego operatora, pod warunkiem uregulowania wszystkich wymagalnych należności.

§ 12Powierzenie przetwarzania danych osobowych

Niniejszy paragraf stanowi umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych w rozumieniu art. 28 RODO i jest zawierany wraz z umową o świadczenie Usług.

1. Administratorem danych osobowych zawartych w korespondencji i innych treściach umieszczonych w ramach Usług jest Klient. Usługodawca przetwarza te dane wyłącznie na udokumentowane polecenie Klienta, którym jest w szczególności zawarcie umowy na podstawie Regulaminu.
2. Przedmiot i cel: utrzymanie skrzynek pocztowych, domen i stron internetowych Klienta. Charakter: przechowywanie, przesyłanie, tworzenie kopii, usuwanie. Czas: okres obowiązywania umowy.
3. Rodzaj danych: dane zawarte w treści i nagłówkach wiadomości oraz w plikach Klienta — w szczególności imiona, nazwiska, adresy e-mail, numery telefonów, adresy, dane rozliczeniowe. Kategorie osób: pracownicy, współpracownicy, kontrahenci i klienci Klienta oraz inne osoby korespondujące z Klientem.
4. Klient oświadcza, że nie będzie umieszczał w Usłudze danych szczególnych kategorii (art. 9 RODO) ani danych dotyczących wyroków skazujących (art. 10 RODO), chyba że strony uzgodnią odrębne środki bezpieczeństwa na piśmie. Usługa nie jest przeznaczona do przetwarzania danych o podwyższonym ryzyku, w tym danych medycznych.
5. Usługodawca: zapewnia, że osoby upoważnione do przetwarzania zobowiązały się do zachowania poufności; stosuje środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka (szyfrowanie transmisji TLS, kontrola dostępu, uwierzytelnianie); pomaga Klientowi w realizacji żądań osób, których dane dotyczą, oraz obowiązków z art. 32–36 RODO — w zakresie odpowiadającym charakterowi przetwarzania i posiadanym informacjom.
6. Usługodawca zgłasza Klientowi naruszenie ochrony danych bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu 48 godzin od jego stwierdzenia.
7. Klient udziela Usługodawcy ogólnej zgody na korzystanie z dalszych podmiotów przetwarzających, w tym z Dostawcy Infrastruktury (MXroute LLC, Stany Zjednoczone Ameryki). Aktualny wykaz znajduje się w Polityce prywatności. O zamiarze zmiany wykazu Usługodawca informuje z 14-dniowym wyprzedzeniem; sprzeciw Klienta uprawnia go do rozwiązania umowy ze skutkiem na koniec opłaconego okresu.
8. Klient przyjmuje do wiadomości, że dane są przekazywane do państwa trzeciego (Stany Zjednoczone Ameryki). Przekazanie odbywa się na podstawie standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską lub innego mechanizmu z rozdziału V RODO.
9. Po zakończeniu umowy Usługodawca usuwa dane w terminach wskazanych w § 13 ust. 3, chyba że obowiązek dalszego przechowywania wynika z przepisów prawa.
10. Usługodawca udostępnia Klientowi informacje niezbędne do wykazania spełnienia obowiązków z art. 28 RODO oraz umożliwia audyt — przeprowadzany na koszt Klienta, po uzgodnieniu terminu, nie częściej niż raz w roku i nie w sposób zakłócający świadczenie Usług.

§ 13Zawieszenie i rozwiązanie umowy

1. Usługodawca może zawiesić lub rozwiązać umowę ze skutkiem natychmiastowym w razie: naruszenia § 6, zwłoki w płatności, wykorzystywania Usługi niezgodnie z prawem, otrzymania uzasadnionego zgłoszenia nadużycia lub żądania uprawnionego organu, a także zaprzestania świadczenia Usługi przez Dostawcę Infrastruktury.
2. Usługodawca może wypowiedzieć umowę z zachowaniem 30-dniowego okresu wypowiedzenia z przyczyn organizacyjnych; w takim wypadku zwraca opłatę za niewykorzystany okres.
3. Po rozwiązaniu lub wygaśnięciu umowy dane pozostają dostępne do eksportu przez 30 dni, po czym zostają trwale usunięte. W razie rozwiązania umowy wskutek naruszenia § 6 dane mogą zostać usunięte niezwłocznie.
4. Rozwiązanie umowy nie zwalnia Klienta z obowiązku zapłaty należności powstałych przed jej ustaniem.

§ 14Reklamacje

1. Reklamacje składa się e-mailem na adres biuro@soowa.it, w terminie 14 dni od dnia zdarzenia będącego jej przyczyną.
2. Reklamacja powinna wskazywać Klienta, nazwę Usługi, opis nieprawidłowości, czas jej wystąpienia oraz żądanie.
3. Usługodawca rozpatruje reklamację w terminie 14 dni roboczych od jej otrzymania i przekazuje odpowiedź na adres e-mail Klienta. W razie potrzeby uzyskania informacji od Dostawcy Infrastruktury termin ulega przedłużeniu o czas oczekiwania, o czym Klient zostaje poinformowany.

§ 15Zmiany Regulaminu

1. Usługodawca może zmienić Regulamin z ważnych przyczyn: zmiany przepisów, zmiany warunków Dostawcy Infrastruktury, zmiany zakresu lub sposobu świadczenia Usług albo względów bezpieczeństwa.
2. O zmianie Usługodawca informuje e-mailem oraz przez publikację w serwisie, co najmniej 14 dni przed jej wejściem w życie.
3. Klient, który nie akceptuje zmiany, może wypowiedzieć umowę przed dniem jej wejścia w życie ze skutkiem na koniec opłaconego Okresu Rozliczeniowego. Korzystanie z Usług po tym dniu oznacza akceptację zmian.

§ 16Postanowienia końcowe

1. Umowa podlega prawu polskiemu. Wyłącza się stosowanie Konwencji wiedeńskiej o umowach międzynarodowej sprzedaży towarów.
2. Sądem właściwym do rozstrzygania sporów jest sąd powszechny właściwy miejscowo dla siedziby Usługodawcy (Radom).
3. Oświadczenia stron, w tym wypowiedzenia i reklamacje, mogą być składane e-mailem — ze strony Klienta z adresu wskazanego w zamówieniu, ze strony Usługodawcy z adresu biuro@soowa.it.
4. Przeniesienie praw i obowiązków z umowy przez Klienta wymaga pisemnej zgody Usługodawcy.
5. Nieważność któregokolwiek z postanowień Regulaminu nie wpływa na ważność pozostałych; postanowienie nieważne zastępuje się postanowieniem najbliższym zamierzonemu celowi gospodarczemu.
6. Zasady przetwarzania danych osobowych przez Usługodawcę jako administratora opisuje Polityka prywatności.